บริหารจัดการพนักงาน
มีพนักงานช่วยขายแล้ว ทำไมเจ้าของยังต้องคอยเฝ้าร้านอยู่ดี?
ตอนร้านยังเล็ก คุณอาจขายเอง รับเงินเอง แก้ราคาเอง และจำได้แทบทุกอย่างว่าเกิดอะไรขึ้นในแต่ละวัน
แต่พอร้านเริ่มมีลูกค้ามากขึ้น คุณจึงตัดสินใจรับพนักงานมาช่วย
คุณคิดว่าจะมีเวลามากขึ้น ได้ออกไปทำธุระ ซื้อของเข้าร้าน หรือวางแผนขยายกิจการ โดยไม่ต้องยืนอยู่หน้าเคาน์เตอร์ตลอดวัน
แต่พอเอาเข้าจริง กลับมีคำถามใหม่ตามมา
บางครั้งพนักงานอาจแค่ทำผิดขั้นตอน บางครั้งอาจเกิดจากความเข้าใจไม่ตรงกัน หรือมีคนจำรายละเอียดของรายการนั้นไม่ได้
คุณไม่อยากสงสัยใครโดยไม่มีหลักฐาน แต่ก็ไม่สามารถปล่อยทุกอย่างผ่านไปโดยไม่ตรวจสอบได้เช่นกัน
สุดท้าย แม้จะมีคนช่วยขาย คุณก็ยังต้องคอยโทรถาม ตรวจบิล และกลับมาจัดการปัญหาด้วยตัวเอง
การมีพนักงานหมายถึงการแบ่งงานและความรับผิดชอบให้คนอื่นช่วยดูแลร้าน แต่หากทุกคนเข้าถึงข้อมูลหรือทำรายการได้เหมือนกันทั้งหมด คุณอาจควบคุมการทำงานได้ยากขึ้นโดยไม่รู้ตัว
พนักงานขายอาจจำเป็นต้องเปิดบิลและรับชำระเงิน แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกคนต้องมีสิทธิ์แก้ราคา ดูต้นทุนสินค้า หรือเข้าไปเปลี่ยนการตั้งค่าของร้านได้ด้วย
หากไม่มีการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจน คุณอาจต้องคอยกำชับพนักงานด้วยวาจา และหวังว่าทุกคนจะจำได้ว่าตัวเองทำอะไรได้หรือไม่ได้
ยิ่งมีพนักงานหลายคน ความเสี่ยงจากการทำงานผิดขั้นตอนก็ยิ่งจัดการได้ยากขึ้น
วิธีที่ดีกว่าคือกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ตั้งแต่ต้น ให้แต่ละคนเข้าถึงข้อมูลและทำรายการได้เท่าที่จำเป็นต่องานของตัวเอง
สมมติว่าคุณตรวจพบว่ามีบิลถูกยกเลิก หรือพบรายการขายที่ต้องการตรวจสอบเพิ่มเติม
ถ้าทุกคนใช้ระบบโดยไม่มีข้อมูลประกอบที่เพียงพอ คุณอาจต้องเริ่มจากการถามพนักงานทีละคน
คนที่ทำรายการอาจจำไม่ได้ คนที่รับช่วงต่ออาจไม่ทราบรายละเอียด และคนที่ไม่ได้อยู่ในเหตุการณ์ก็ไม่สามารถช่วยตอบได้
เรื่องที่ควรตรวจสอบได้จากข้อมูลจึงกลายเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความจำของแต่ละคน
การมีประวัติการทำงานที่ระบบบันทึกไว้ช่วยให้คุณตรวจสอบกิจกรรมที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น และมีข้อมูลประกอบก่อนตัดสินใจว่าควรแก้ไขปัญหาอย่างไร
คุณอาจต้องออกไปซื้อสินค้า พบลูกค้า หรือจัดการธุระอื่น แต่ระหว่างนั้นร้านยังมีการขาย เปิดบิล และทำรายการต่าง ๆ อยู่ตลอด
ถ้าทุกอย่างขึ้นอยู่กับการรายงานด้วยวาจา คุณก็ต้องรอให้พนักงานโทรบอก หรือกลับมาถึงร้านแล้วค่อยถามย้อนหลัง
ปัญหาคือ เมื่อไม่มีข้อมูลที่ตรวจสอบได้ คุณไม่สามารถแยกได้ง่ายว่ารายการไหนเรียบร้อยแล้ว รายการไหนควรตรวจสอบ และเรื่องไหนจำเป็นต้องติดตามต่อ
การบริหารร้านที่ดีจึงไม่ใช่การเฝ้าดูพนักงานตลอดเวลา แต่คือการมีระบบงานที่ชัดเจนและมีข้อมูลให้ตรวจสอบเมื่อจำเป็น
วิธีคิดที่ช่วยให้เจ้าของร้านจัดการทีมได้เป็นระบบขึ้น คือแยกการควบคุมงานออกเป็นสองส่วน
สิทธิ์กันก่อนทำ · บันทึกช่วยไล่หลังทำ — ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดให้พนักงานขายเปิดบิลและขายสินค้าได้ แต่ไม่มีสิทธิ์แก้ราคา หรือเข้าถึงข้อมูลต้นทุนและกำไรที่ไม่จำเป็นต่องาน
หากภายหลังพบรายการที่ต้องตรวจสอบ คุณจึงใช้ประวัติการทำงานในระบบประกอบการตรวจสอบเพิ่มเติม
การกำหนดสิทธิ์ช่วยลดโอกาสที่คนจะทำรายการนอกเหนือจากหน้าที่ ส่วนการบันทึกประวัติช่วยให้คุณย้อนดูสิ่งที่เกิดขึ้นได้ตามข้อมูลที่ระบบเก็บไว้
นี่เป็นการจัดการความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ แทนการฝากความหวังไว้กับการกำชับพนักงานหรือการตรวจสอบด้วยตัวเองเพียงอย่างเดียว
Devsell มีเครื่องมือสำหรับบริหารพนักงาน โดยช่วยให้เจ้าของร้านกำหนดสิทธิ์การใช้งาน และใช้ข้อมูลการทำงานในระบบประกอบการตรวจสอบได้
ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานทุกคนเข้าถึงทุกเมนูเหมือนกัน
คุณสามารถเพิ่มพนักงานและกำหนดสิทธิ์รายคน โดยเลือกขอบเขตการทำงานให้เหมาะกับความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง
ตัวอย่างเช่น
ระบบมีชุดสิทธิ์ตั้งต้นให้เลือกใช้ และสามารถปรับรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสมของร้าน
คุณจึงกำหนดได้ว่าพนักงานคนใดไม่ควรเห็นต้นทุนและกำไร ไม่ควรแก้ราคา ไม่ควรปรับสต็อก หรือไม่ควรเข้าถึงเมนูตั้งค่าและจัดการพนักงาน
เมื่อเกิดข้อสงสัย คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากการถามพนักงานทุกคนเสมอไป
บันทึกการทำงาน (Audit Log) ช่วยให้คุณตรวจสอบกิจกรรมที่ระบบจัดเก็บไว้ เช่น การเข้าและออกจากระบบ และประวัติการทำรายการที่ระบบรองรับ
เมื่อประกอบกับข้อมูลบิล คุณสามารถใช้รายละเอียดที่มีอยู่ช่วยตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ขาย ใครเกี่ยวข้องกับรายการ และมีรายการใดที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม
ตัวอย่างเช่น หากพบว่ามีการยกเลิกบิล คุณสามารถเริ่มจากการตรวจสอบข้อมูลที่ระบบบันทึกเกี่ยวกับรายการนั้น ก่อนสอบถามผู้เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
การตรวจสอบจึงมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนขึ้น ไม่ต้องอาศัยการคาดเดาหรือความจำของคนเพียงอย่างเดียว
อย่างไรก็ตาม รายละเอียดที่ตรวจสอบได้ขึ้นอยู่กับประเภทกิจกรรมที่ระบบบันทึกไว้ และไม่ควรสรุปว่ารายการผิดปกติทุกครั้งหมายถึงการทุจริต
อ่านเพิ่ม: ระบบตรวจสอบ
เมื่อกำหนดสิทธิ์ชัดเจนและมีข้อมูลสำหรับตรวจสอบ คุณสามารถมอบหมายงานประจำวันให้พนักงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
แทนที่จะต้องคอยกำชับทุกคนว่าห้ามทำอะไร คุณสามารถใช้สิทธิ์ในระบบช่วยจำกัดการเข้าถึงตามหน้าที่
แทนที่จะต้องถามทุกครั้งว่าเกิดอะไรขึ้น คุณก็มีข้อมูลให้เปิดตรวจสอบเมื่อจำเป็น
และแทนที่จะต้องยืนเฝ้าเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานอยู่ คุณสามารถใช้เวลาไปกับการดูภาพรวม วางแผนสั่งซื้อสินค้า และพัฒนาธุรกิจ โดยยังมีเครื่องมือช่วยดูแลความเรียบร้อยของงาน
ระบบไม่ได้ทำให้เจ้าของไม่ต้องตรวจสอบอะไรอีกเลย แต่ช่วยให้การตรวจสอบมีเป้าหมายและใช้ข้อมูลประกอบได้มากขึ้น
การมีระบบช่วยให้คุณตรวจสอบได้สะดวกขึ้น แต่สิ่งสำคัญคือวิธีจัดการหลังพบความผิดปกติด้วย
วิธีนี้ช่วยให้คุณใช้ข้อมูลเพื่อแก้ปัญหา ไม่ใช่ใช้ข้อมูลเพื่อกล่าวโทษคนโดยไม่มีเหตุผลเพียงพอ
เจ้าของร้านไม่จำเป็นต้องรู้ทุกการเคลื่อนไหวของพนักงานตลอดเวลา แต่ควรรู้ว่าพนักงานแต่ละคนรับผิดชอบอะไร มีสิทธิ์ทำรายการใด และจะตรวจสอบข้อมูลได้อย่างไรเมื่อเกิดข้อสงสัย
เมื่อขอบเขตงานชัดเจน พนักงานก็รู้ว่าตัวเองทำอะไรได้บ้าง
เมื่อมีข้อมูลให้ตรวจสอบ เจ้าของร้านก็ไม่ต้องพึ่งความจำหรือคำบอกเล่าเพียงอย่างเดียว
และเมื่อพบข้อผิดพลาด ก็สามารถย้อนกลับไปดูข้อมูลเพื่อหาสาเหตุและปรับปรุงกระบวนการได้ตรงจุดมากขึ้น
Devsell เหมาะกับร้านที่เริ่มมีการแบ่งหน้าที่และต้องการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลให้เป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะ
สำหรับร้านที่เจ้าของเป็นผู้ดำเนินงานหลักเพียงคนเดียว แพ็ก SOLO เหมาะกับการใช้งานคนเดียวเป็นหลัก ส่วนแพ็ก PRO รองรับการเพิ่มพนักงานและกำหนดสิทธิ์รายคน
ได้ คุณสามารถกำหนดสิทธิ์รายคนตามขอบเขตที่ระบบรองรับ เช่น จำกัดการแก้ราคาและการเข้าถึงเมนูบางส่วน
คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลบิลและกิจกรรมที่ระบบบันทึกไว้เพื่อประกอบการตรวจสอบ โดยรายละเอียดที่เห็นได้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ระบบจัดเก็บสำหรับรายการนั้น
การกำหนดสิทธิ์ช่วยลดโอกาสที่พนักงานจะเข้าถึงหรือทำรายการนอกเหนือหน้าที่ ส่วนบันทึกการทำงานช่วยให้ตรวจสอบกิจกรรมที่ระบบบันทึกไว้ได้ แต่ไม่สามารถรับประกันว่าจะป้องกันการทุจริตได้ทุกกรณี
คุณสามารถใช้ข้อมูลและประวัติการทำงานที่ระบบบันทึกไว้ตรวจสอบเมื่อจำเป็นได้ แต่ระบบไม่ได้ทดแทนการบริหารงานหรือการตรวจสอบทุกด้านของเจ้าของร้าน
คุณจ้างพนักงานมาเพื่อช่วยให้ร้านเดินหน้า ไม่ใช่เพื่อเพิ่มภาระให้ตัวเองต้องคอยตรวจทุกเรื่อง
เริ่มจากกำหนดสิทธิ์ให้เหมาะกับหน้าที่ และใช้ข้อมูลการทำงานที่ระบบบันทึกไว้เป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบเมื่อจำเป็น
Devsell ช่วยให้คุณจัดการสิทธิ์พนักงานและตรวจสอบข้อมูลการทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น เพื่อให้คุณมอบหมายงานได้อย่างมั่นใจ และมีเวลาไปดูแลภาพรวมของธุรกิจ
ทดลองใช้ Devsell ฟรี 30 วัน
เริ่มต้น ฿219 ต่อเดือน ไม่มีค่าติดตั้ง
เพิ่มพนักงานได้ไม่จำกัด เพียง ฿429 ต่อเดือน